Nomor surat pada surat resmi umumnya ditulis combinasi angka dan huruf, huruf menandakan bagian instansi yang membuat surat resmi serta angka menandakan urutan surat tersebut dalam arsip surat.Posisi nomor surat resmi bisa setelah kop surat juga bisa setelah tanggal pembuatan surat resmi
Penomoran surat gunanya untuk mempermudah pencarian surat dalam arsip, serta memudahkan identifikasi surat resmi tersebut baik asal maupun tujuannya.
Nomor surat pada surat resmi dicantumkan bila surat tersebut didistribusikan keluar, tapi bila surat tersebut sifatnya intern boleh nomor tidak dicantumkan.
Pembuat nomor surat adalahg sekretaris atau bagian kesekretariatan didalam instansi atau organisasi sebab merekalah yang mengetahui persis jumlah surat yang telah diproduksi dalam instansi tersebut dalam satuan periode.
Berikutnya tanggal pembuatan surat resmi